Création d’entreprise : Votre première facture !
6 février, 2008
Vous venez de créer votre entreprise, alors vous allez devoir maintenant éditer votre première facture…
Vous le savez certainement, la rédaction d’une facture lors d’une transaction commerciale est en principe obligatoire. Mais sachez qu’il y a certaines conditions de forme et de fond à respecter. Notez qu’une facture doit être établie dans les règles car c’est un document très important pour votre société pour trois raisons:
- La facture finalise la transaction effectuée avec votre client et vous permettra de vous faire payer, en totalité ou pour le solde restant à recouvrer
- En cas de difficulté de paiement ou de non-paiement par le client, celle-ci servira de pièce justificative pour exercer un recours ou une action judiciaire
- Et très important, la facture vous servira de justificatif comptable pour le paiement ou la déduction de la TVA et la détermination du chiffre d’affaires ou des frais professionnels en vue de l’établissement de l’impôt sur les bénéfices.
A QUI DOIT ON ENVOYER LA FACTURE ?
Facturer est obligatoire pour toute opération commerciale entre entreprises ou entres professionnels assujettis à la TVA, qu’il s’agisse de la vente d’un bien ou d’une marchandise ou d’une prestation de service. Cette règle vous concerne même si vous bénéficiez de la franchise de TVA dans le cadre du régime fiscal micro BIC.
Sachez par ailleurs qu’ il n’est pas obligatoire d’établir une facture pour une vente ou une prestation de service à un particulier, sauf dans certains cas: les travaux de nature immobilière et les transports terrestres et maritimes par exemple.
QUAND ENVOYER LA FACTURE ?
Selon le Code du Commerce, vous devrez établir votre facture dès la réalisation de la vente ou de la prestation de service. En pratique, si le client emporte la marchandise le jour même de sa commande, vous pourrez donc émettre la facture immédiatement et indiquer comme date celle de ce jour là.
S’il y a un délai entre la date de la commande et la livraison, vous pouvez attendre la date de la livraison ou de la réalisation de la prestation pour envoyer la facture, en indiquant alors cette date sur celle-ci.
En théorie, vous devez établir une facture pour chaque transaction. Mais vous pouvez également rédiger des factures périodiques pour les opérations réalisées au cours d’un même mois avec un même client, à condition d’émettre un bon de livraison pour chaque livraison ou prestation de service. Inversement, une facture doit être délivrée pour chaque acompte versé par un client, même si cet acompte ne donne pas lieu à paiement de la TVA.
Vous n’êtes plus obligé de facturer sur support papier en double exemplaire, vous avez dorénavant la possibilité d’établir une facture électronique. Ce document est soumis à certaines conditions de sécurité et doit contenir les mêmes mentions obligatoires qu’une facture papier.
LES MENTIONS OBLIGATOIRES
Sur votre facture, il doit figurer un certain nombre de mentions impératives comme:
- la date de la facturation et un numéro d’ordre qui s’inscrit dans une suite sans interruption
- les noms et adresses du vendeur et du client, ainsi que le numéro SIREN du vendeur et le nom de la ville dans laquelle celui-ci est immatriculé au registre du commerce (mention “RCS” avec le numéro d’inscription et le nom de la ville)
- la qualité de locataire-gérant, de franchisé ou d’adhérent à un centre de gestion agréé du vendeur, s’il y a lieu;
- le numéro d’identification à la TVA du fournisseur et les numéros intracommunautaires d’identification à la TVA du fournisseur et du client en cas d’échange avec un autre pays de l’Union européenne (si vous êtes au régime micro BIC avec option pour la franchise de TVA, vous n’êtes pas concerné);
- la date de la facture bien sûr, avec éventuellement la référence aux bons de livraison intermédiaires en cas de facture récapitulative
- la date de règlement
- la description des produits vendus, la dénomination et la quantité
- le prix unitaire hors TVA des produits vendus ou des services rendus, le taux de TVA par produit ou service et le total hors taxe et la taxe correspondante ventilée par taux
- la monnaie de paiement
- les réductions de prix acquises à la date de la vente ou de la prestation et les conditions d’escompte, en cas de paiement à une date antérieure à celle résultant des conditions générales de vente. Toutefois, seuls les rabais acquis et chiffrables lors de l’opération et directement liés à celle-ci doivent être mentionnés.
DES PENALITES POUR DES PAIEMENTS TARDIFS ?
La loi n’impose pas de pénalités de retard sur les factures, mais nous vous conseillons vivement d’en prévoir afin que vos clients respectent les délais de paiement prévus. Les pénalités de retard doivent être mentionnées dans les conditions générales de vente et leur taux être rappelé alors sur la facture. Elles sont exigibles dès le lendemain de la date de règlement indiquée sur la facture. Pensez y !!!